迁移到云交互式语音服务器的 3 个关键步骤
Posted: Tue Dec 24, 2024 4:57 am
我们不再提供交互式语音服务器，因为它多年来已经证明了自己。现在，它被认为是改善客户体验的重要工具，并在不断发展。云的到来证明了这一点：它提高了企业的灵活性并降低了成本，同时继续优化客户满意度。
在本文中，了解成功迁移到云所需遵循的 3 个步骤。
第 1 步 – 分析您的业务需求
业务需求评估
为了成功地将您当前的系统过渡到云交互式语音服务器，首先必须定义您的业务需求。
为此，请考虑以下问题：
您接听的电话量是多少（每天、每月或每年）？
您公司的哪些团队或部门参与呼叫管理？
您的客户和潜在客户经常通过电话提出哪些类型的问题或请求？
您目前如何处理来电？您遇到什么限制？
您目前的目标是什么？例如，您是否希望降低成本、获得灵活性或可扩展性？
通过回答这些问题，您将能够制定精确的规格，并避免在不能满足您需求的供应商身上浪费时间。
选择标准的定义
除了需求之外，您的公司还必须建立选择标准来选择最合适的解决方案。这些标准可以 美国传真号码列表 基于所需的功能，或者例如解决方案的安全性。
作为过渡到云 IVR 的一部分，您的选择标准可能与以下元素相关：
语音服务器的易用性和演进；
可用功能：欢迎公告、语音菜单、日历等；
与您的数据和工具集成的能力；
安全和确认的数据；
ETC。
规划云迁移
与任何项目一样，有必要对其进行规划。在此阶段，您可以制定一个时间表，包括：
分析公司的需求并定义其标准；
研究和评估市场上可用的解决方案；
与选定的供应商进行交流；
对配置的交互式语音服务器进行测试（由您自己或由所选供应商）；
对内部团队使用该工具进行培训。
该计划将使您能够估计完成该项目所需的时间。请务必包含截止日期（特别是如果您当前的解决方案即将到期）并将其传达给您选择的供应商，以确保您的项目按时完成。
第 2 步 – 选择交互式语音服务器提供商
对现有云IVR提供商的评估
现在是探索市场并评估现有解决方案的时候了，以便为您的交互式语音服务器选择供应商。此步骤至关重要，因为选择正确的服务提供商可以极大地影响您企业中 IVR 集成的成功。
以下是评估过程中需要考虑的一些关键点：
可靠性和性能 ：查找与所提供服务的可用性、延迟时间和同时呼叫处理相关的信息。您的提供商必须能够提供服务保证并确保接近 100% 的可用性。
特色功能 ：功能应符合您的业务需求。确保所选提供商提供语音菜单、问候语、日历和统计报告等关键功能。语音服务器的易用性和定制能力也是需要检查的重要方面。
成本和定价模型 ：在选择云 IVR 提供商时，成本是一个重要的、有时甚至是决定性的标准。大多数提供商提供基于每月订阅系统的定价模型。请务必调查不同的意外情况，并确保您不会错过任何隐藏费用。
安全性和合规性 ：数据安全性和法规合规性是不容谈判的。供应商满足这些要求的能力必须是优先考虑的事项。
客户支持：同样，客户支持的质量是需要考虑的一个重要方面。要验证这一点，请寻找其他客户对其体验的评价。优秀的提供商应该提供响应迅速且知识渊博的支持，以快速解决问题并最大限度地减少服务中断。
简而言之，此评估步骤可让您保证选择的供应商不仅满足您当前的需求，而且还可以与您未来的业务一起发展。
演示请求和试用期
选择供应商后，请毫不犹豫地要求他们进行产品演示。这将使您有机会看到交互式语音服务器的运行情况并检查它是否满足您的期望。在演示过程中，请花时间查看所有主要功能以及可用的自定义选项。
一些提供商还提供免费试用期。利用这段时间在实际条件下测试 IVR 并评估其性能。请毫不犹豫地让每天使用它的团队参与进来，以收集他们的意见。试用期不仅可以让您检查系统的易用性，还可以在做出长期承诺之前识别可能存在的问题。
步骤 3 – 配置您的云交互式语音服务器
使用场景定义
您现在已经选择了供应商并准备与他们合作。下一步是配置交互式语音服务器。为此，重要的是要考虑呼叫者的不同场景。
例如，如果您想要设置 IVR 将来电转接到公司内相应的服务或部门，请执行以下步骤：
编写问候语的脚本。
设置日历，标明开门和关门时间。
确定最常请求的服务（例如销售、管理或支持）。
根据常见请求组织这些服务：如果销售部门接到更多电话，请确保它是语音菜单中的首选。
建立呼叫分配规则：用于管理服务的呼叫应重定向到哪个号码？
定义一个特定的场景，以应对无法应答呼叫的情况。
此步骤可能很复杂。这就是为什么选择一个有能力的供应商很重要，他们关注您的需求并积极主动，能够在整个过程中为您提供支持。
根据您业务的具体需求进行定制
除了 IVR 的基本功能（允许自动验证和转接呼叫）之外，该解决方案及其云版本还提供高级定制选项，您不能错过！
云的到来不仅使企业更容易使用 IVR，而且还可以开发适合组织特定和不断变化的需求的功能。这些功能包括：
基于客户数据的路由，根据号码、客户代码或语言等客户信息转移呼叫；
地理路由，将呼叫转移到距离呼叫者位置最近的代理机构；
集成，自动将 IVR 收集的数据发送到您的工具（CRM、IS 等）；
通话和语音消息的转录，允许以文本格式使用对话；
ETC。
有许多选项可以定制您的 IVR 并使其完全适合您和您客户的需求。这些功能使您能够强化公司对客户平易近人且关注客户的形象，这是面对竞争时的主要优势。再次强调，请随时联系您的供应商以发现所有可能性。
***
对于希望实现呼叫管理现代化的企业来说，迁移到云交互式语音服务器是一个战略步骤。通过遵循这 3 个关键步骤，您可以确保平稳高效地过渡到能够显着改善客户体验、改善团队日常生活、提供极大灵活性并真正降低成本的解决方案。
在本文中，了解成功迁移到云所需遵循的 3 个步骤。
第 1 步 – 分析您的业务需求
业务需求评估
为了成功地将您当前的系统过渡到云交互式语音服务器，首先必须定义您的业务需求。
为此，请考虑以下问题：
您接听的电话量是多少（每天、每月或每年）？
您公司的哪些团队或部门参与呼叫管理？
您的客户和潜在客户经常通过电话提出哪些类型的问题或请求？
您目前如何处理来电？您遇到什么限制？
您目前的目标是什么？例如，您是否希望降低成本、获得灵活性或可扩展性？
通过回答这些问题，您将能够制定精确的规格，并避免在不能满足您需求的供应商身上浪费时间。
选择标准的定义
除了需求之外，您的公司还必须建立选择标准来选择最合适的解决方案。这些标准可以 美国传真号码列表 基于所需的功能，或者例如解决方案的安全性。
作为过渡到云 IVR 的一部分，您的选择标准可能与以下元素相关：
语音服务器的易用性和演进；
可用功能：欢迎公告、语音菜单、日历等；
与您的数据和工具集成的能力；
安全和确认的数据；
ETC。
规划云迁移
与任何项目一样，有必要对其进行规划。在此阶段，您可以制定一个时间表，包括：
分析公司的需求并定义其标准；
研究和评估市场上可用的解决方案；
与选定的供应商进行交流；
对配置的交互式语音服务器进行测试（由您自己或由所选供应商）；
对内部团队使用该工具进行培训。
该计划将使您能够估计完成该项目所需的时间。请务必包含截止日期（特别是如果您当前的解决方案即将到期）并将其传达给您选择的供应商，以确保您的项目按时完成。
第 2 步 – 选择交互式语音服务器提供商
对现有云IVR提供商的评估
现在是探索市场并评估现有解决方案的时候了，以便为您的交互式语音服务器选择供应商。此步骤至关重要，因为选择正确的服务提供商可以极大地影响您企业中 IVR 集成的成功。
以下是评估过程中需要考虑的一些关键点：
可靠性和性能 ：查找与所提供服务的可用性、延迟时间和同时呼叫处理相关的信息。您的提供商必须能够提供服务保证并确保接近 100% 的可用性。
特色功能 ：功能应符合您的业务需求。确保所选提供商提供语音菜单、问候语、日历和统计报告等关键功能。语音服务器的易用性和定制能力也是需要检查的重要方面。
成本和定价模型 ：在选择云 IVR 提供商时，成本是一个重要的、有时甚至是决定性的标准。大多数提供商提供基于每月订阅系统的定价模型。请务必调查不同的意外情况，并确保您不会错过任何隐藏费用。
安全性和合规性 ：数据安全性和法规合规性是不容谈判的。供应商满足这些要求的能力必须是优先考虑的事项。
客户支持：同样，客户支持的质量是需要考虑的一个重要方面。要验证这一点，请寻找其他客户对其体验的评价。优秀的提供商应该提供响应迅速且知识渊博的支持，以快速解决问题并最大限度地减少服务中断。
简而言之，此评估步骤可让您保证选择的供应商不仅满足您当前的需求，而且还可以与您未来的业务一起发展。
演示请求和试用期
选择供应商后，请毫不犹豫地要求他们进行产品演示。这将使您有机会看到交互式语音服务器的运行情况并检查它是否满足您的期望。在演示过程中，请花时间查看所有主要功能以及可用的自定义选项。
一些提供商还提供免费试用期。利用这段时间在实际条件下测试 IVR 并评估其性能。请毫不犹豫地让每天使用它的团队参与进来，以收集他们的意见。试用期不仅可以让您检查系统的易用性，还可以在做出长期承诺之前识别可能存在的问题。
步骤 3 – 配置您的云交互式语音服务器
使用场景定义
您现在已经选择了供应商并准备与他们合作。下一步是配置交互式语音服务器。为此，重要的是要考虑呼叫者的不同场景。
例如，如果您想要设置 IVR 将来电转接到公司内相应的服务或部门，请执行以下步骤：
编写问候语的脚本。
设置日历，标明开门和关门时间。
确定最常请求的服务（例如销售、管理或支持）。
根据常见请求组织这些服务：如果销售部门接到更多电话，请确保它是语音菜单中的首选。
建立呼叫分配规则：用于管理服务的呼叫应重定向到哪个号码？
定义一个特定的场景，以应对无法应答呼叫的情况。
此步骤可能很复杂。这就是为什么选择一个有能力的供应商很重要，他们关注您的需求并积极主动，能够在整个过程中为您提供支持。
根据您业务的具体需求进行定制
除了 IVR 的基本功能（允许自动验证和转接呼叫）之外，该解决方案及其云版本还提供高级定制选项，您不能错过！
云的到来不仅使企业更容易使用 IVR，而且还可以开发适合组织特定和不断变化的需求的功能。这些功能包括：
基于客户数据的路由，根据号码、客户代码或语言等客户信息转移呼叫；
地理路由，将呼叫转移到距离呼叫者位置最近的代理机构；
集成，自动将 IVR 收集的数据发送到您的工具（CRM、IS 等）；
通话和语音消息的转录，允许以文本格式使用对话；
ETC。
有许多选项可以定制您的 IVR 并使其完全适合您和您客户的需求。这些功能使您能够强化公司对客户平易近人且关注客户的形象，这是面对竞争时的主要优势。再次强调，请随时联系您的供应商以发现所有可能性。
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对于希望实现呼叫管理现代化的企业来说，迁移到云交互式语音服务器是一个战略步骤。通过遵循这 3 个关键步骤，您可以确保平稳高效地过渡到能够显着改善客户体验、改善团队日常生活、提供极大灵活性并真正降低成本的解决方案。