理解 Gmail 中的群组功能
在 Gmail 中，我们通常所说的“群组邮件列表”，其实是指利用 Google 通讯录（Google Contacts） 的标签（Labels）功能。通过给联系人打上相同的标签，您可以在撰写邮件时，直接在“收件人”字段输入该标签名称。这样，所有带有该标签的联系人都会自动添加到收件人列表中。
为何使用标签创建群组？
使用标签来创建群组，具有多方面的优势。首先，它极大简化了邮件发送流程。无需记忆所有成员的邮箱地址。只需输入一个标签名。其次，它提高了邮件发送的准确性。有效避免了遗漏或错误添加收件人。此外，标签功能非常灵活且易于管理。您可以轻松地添加或移除成员。
标签与传统群组的区别
值得注意的是，Google Contacts 的“标签”功能，与一些专业邮件营销工具中的“群组”略有不同。传统群组可能提供更多高级功能。例如，批量导入、详细的群组成员信息管理或邮件追踪。然而，对于日常的 决策者电子邮件列表 个人和小型团队使用，Gmail 的标签功能已完全足够。它是一个高效且免费的解决方案。
谁适合使用此功能？
此功能特别适合以下用户群体：
小型企业或初创公司： 内部团队沟通。
非营利组织： 与志愿者或捐助者联系。
教育工作者： 向学生发送通知。
家庭用户： 组织家庭聚会。
社团或俱乐部： 发布活动信息。
第一步：访问 Google 通讯录
要开始创建群组邮件列表，您首先需要访问 Google 通讯录。您可以通过两种主要方式进入：
从 Gmail 界面进入： 打开 Gmail。在左侧菜单栏中，找到并点击“更多”。然后，向下滚动并点击“通讯录”。这将打开一个新的浏览器标签页，显示您的 Google 通讯录。
直接访问网址： 在您的浏览器中，直接输入 contacts.google.com 并按回车键。确保您已登录您的 Google 账号。
进入 Google 通讯录后，您将看到您的所有联系人列表。如果您的联系人数量较多，请利用搜索功能。这能帮助您快速定位特定联系人。
导入或添加新联系人
如果您需要将新的联系人添加到群组中，请先确保他们已存在于您的 Google 通讯录中。
手动添加： 在 Google 通讯录界面，点击左侧导航栏的“创建联系人”按钮。然后，输入联系人的姓名、电子邮件地址及其他相关信息。最后，点击“保存”。
批量导入： 如果您有大量的联系人需要添加，可以选择“导入”功能。它通常支持 CSV 或 vCard 文件格式。请确保您的文件格式正确。
第二步：创建新的标签（群组）
在 Google 通讯录界面，您现在可以开始创建新的标签，也就是您的群组邮件列表。
点击“创建标签”： 在左侧导航栏中，找到并点击“创建标签”（通常是一个加号图标，旁边写着“创建标签”）。
输入标签名称： 在弹出的对话框中，输入您希望为群组设置的名称。例如，“项目团队”、“家人”、“营销部”等。选择一个清晰且易于记忆的名称。
点击“保存”： 完成名称输入后，点击“保存”按钮。一个新的空白标签就创建成功了。您会在左侧导航栏中看到这个新标签。
将联系人添加到标签中
创建标签后，下一步是将您的联系人添加到这个新标签中。
从主联系人列表添加： 在 Google 通讯录的主界面，浏览您的联系人列表。勾选您希望添加到该标签的所有联系人。勾选后，在顶部工具栏中，找到一个标签图标（看起来像一个吊牌）。点击它，然后从下拉菜单中选择您刚刚创建的标签。最后，点击“应用”。
从单个联系人详情页添加： 您也可以点击某个联系人，进入其详情页。在联系人姓名下方，找到并点击**“标签”字段**。然后，选择您希望添加的标签。您还可以直接在字段中输入标签名称来创建新标签并应用。
当需要批量添加联系人时，有几个小技巧可以提升效率：
使用搜索过滤： 如果您的联系人有共同的特征（例如，都在同一公司），可以先使用搜索功能筛选出这些联系人。然后，再进行批量勾选和添加标签操作。
选择多个联系人： 按住 Shift 键（选择连续的联系人）或 Ctrl/Cmd 键（选择不连续的联系人），然后点击联系人，可以实现多选。
验证群组成员
添加完成后，为了确保所有预期的成员都已加入群组，您可以点击左侧导航栏中的新创建的标签名称。这时，右侧的联系人列表将只显示属于该标签的所有联系人。请仔细核对，确保无遗漏。
第三步：在 Gmail 中发送群组邮件
现在，您的群组邮件列表（标签）已经准备就绪。是时候在 Gmail 中体验其带来的便捷了。
撰写新邮件： 打开 Gmail 界面，点击左上角的“撰写”按钮。
输入标签名称： 在新的邮件撰写窗口中，找到“收件人”（To）、“抄送”（Cc）或“密送”（Bcc）字段。在这些字段中，直接输入您之前创建的标签名称（例如，“项目团队”）。当您开始输入时，Gmail 会自动为您显示匹配的标签名称。
选择标签： 从自动出现的下拉列表中，点击选择您的标签名称。神奇的是，所有属于该标签的联系人邮箱地址，都会自动填充到相应的收件人字段中。
群发邮件的最佳实践
虽然群组邮件列表非常方便，但仍有一些最佳实践可以帮助您更好地利用它。
使用“密送”（Bcc）： 如果您不希望收件人看到彼此的邮箱地址，尤其是在发送给不熟悉的人群时，请务必将群组标签添加到“密送”字段。这有助于保护收件人的隐私，避免信息泄露。
个性化邮件内容： 尽管是群发邮件，尝试在邮件中加入一些个性化元素。例如，在邮件开头使用“大家好”或更具体的称呼。
清晰简洁的主题行： 一个引人注目且清晰的主题行，可以提高邮件的开启率。例如，“项目更新：本周进展”比“更新”更具吸引力。
定期更新与维护
为了保持群组邮件列表的有效性，定期更新和维护至关重要。
移除离职人员： 当有成员离开团队或组织时，及时从相应的标签中移除他们的联系方式。
添加新成员： 当有新成员加入时，及时将其添加到相应的标签中。
清理无效地址： 如果您发现有邮件退回，请检查并清理无效的邮箱地址。
重命名标签： 如果您的群组名称需要更改，可以在 Google 通讯录中轻松重命名标签。
注意邮件发送限制
Gmail 对每日发送的邮件数量和收件人数量有限制。普通用户通常每天可以发送大约 500 封邮件，或一次性发送给 500 个收件人。如果您需要发送大量邮件，或进行专业邮件营销，建议考虑使用专门的邮件营销服务商，如 Mailchimp、SendGrid 等。
图片1：联系人标签化过程
想象一张图片，核心是一个电脑屏幕显示 Google 通讯录界面。在屏幕的左侧，有一个列表，其中高亮显示了“创建标签”的选项。在屏幕右侧，显示了一系列联系人，其中有几个联系人被勾选。一个箭头从这些被勾选的联系人指向屏幕上方的一个标签图标，然后从标签图标指向一个弹出菜单，菜单中显示了用户正在输入或选择一个标签名称，例如“我的团队”。整个图片强调了从选择联系人到分配标签的流畅过程。色彩可以采用 Google 产品的常见色调（蓝、绿、黄、红）。
图片2：Gmail 撰写邮件界面
想象一张图片，核心是一个电脑屏幕显示 Gmail 撰写邮件界面。邮件的“收件人”（To）字段是焦点，其中已经输入了“我的团队”这个标签名称。在用户输入“我的团队”时，下方会出现一个下拉菜单，显示“我的团队 (5)”（代表这个标签中有5个联系人）。一个虚拟的箭头从这个下拉菜单指向实际填充在“收件人”字段中的一串邮箱地址，例如 [email protected], [email protected], ...。邮件的其他部分可以模糊化，突出“收件人”字段的自动填充效果。色彩同样可以采用 Gmail 的白色和红色主题。